Tietosuojarekisteriseloste

 

FunShine Cheerleaders ry:n  jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  20.5.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

FunShine Cheerleaders ry, 2387333-0 , Pormestarinkatu 5 A 7, 06100 Porvoo

 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Taru Kallio-Nyholm, funshine.posti@gmail.com

 

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta  yhdistyslainsäädäntöön sekä FunShine Cheerleaders ry:n  oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

-ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

-jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen  hallinta sekä kurinpidolliset toimet

-harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

-kilpailutapahtumiin osallistuminen

-toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

 

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta FunShine Cheerleaders ry:n  oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai FunShine Cheerleaders ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on FunShine Cheerleaders ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

 

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

-Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi ja kotipaikka

-Alaikäisen osalta:

-Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen,          harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 

-Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 

-Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

-Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

-Valokuva

-Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

-Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot , kuten vaatekoko, mahdolliset ruokarajoitteet ja allergiat, kuvauslupa 

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

-Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

-Laskuihin liittyvät tiedot

-Valokuva

-Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

-nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa FunShine Cheerleaders ry:lle.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa kilpailu- tai muuhun tapahtumatoimintaan osallistumista varten kilpailutoiminnan järjestäjätaholle, ja mahdollisten majoitus- ja kuljetuspalvelujen tarjoajalle. 

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisterinpitäjän kirjanpito on ulkoistettu. 

 

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Yhdistyksen jäsenten tietoja käsitellään pääsääntöisesti myClub palvelussa. Rekisteriä voi käyttää henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 

- Toimijan henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on mukana toiminnassa. 
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on seuran jäsen. Tiedot poistetaan jäsenyyden päättymisestä kahden vuoden päästä edellyttäen, että jäsenvelvoitteet on hoidettu.

-Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään. 
- Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään Kirjanpitolain edellyttämän ajan.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.